Konferencje są jednym z najważniejszych narzędzi marketingowych dla firm. Pozwalają na nawiązanie kontaktów z klientami, podniesienie poziomu wiedzy pracowników i budowanie wizerunku firmy.
Organizacja udanej konferencji biznesowej może stanowić niemałe wyzwanie, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Kiedy planujesz i organizujesz wydarzenie firmowe, takie jak konferencja firmowa, jest tak wiele rzeczy do rozważenia! Od planowania budżetu do rezerwacji miejsc i mówców – łatwo o pomyłkę i zamieszanie. Organizacja konferencji firmowej przypomina układanie puzzli, dlatego wszystko musi do siebie pasować.
W tym artykule przedstawimy 4 kroki, które pomogą w zorganizowaniu udanej konferencji dla firmy która sprawi, że Twój zespół będzie rozmawiał o szczegółach przez wiele tygodni po jej zakończeniu. Gotowy? Zaczynajmy!
1. Ustal cele i zadania konferencji firmowej
Przed rozpoczęciem organizacji konferencji, ważne jest, aby określić cel, który chcemy osiągnąć. Czy chcemy zwiększyć sprzedaż, zintegrować zespół, pozyskać nowych klientów czy też podnieść poziom wiedzy pracowników? Określenie celu pozwoli na wybór odpowiedniego miejsca, programu oraz sposobu promocji konferencji.
2. Wybierz miejsce na konferencje
Drugim krokiem w organizacji udanej konferencji jest wybór odpowiedniego miejsca na wydarzenie. Przy wyborze idealnego miejsca na konferencję należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak wielkość, lokalizacja, udogodnienia i potencjalne koszty.
Upewnij się, że miejsce jest wystarczająco duże dla wszystkich uczestników, ale nie za duże, aby nie wyglądało na puste lub przytłaczające. Dodatkowo, upewnij się, że lokalizacja jest wygodna dla wszystkich, aby nie mieli problemów z dotarciem na czas.
Niezmiernie ważnym jest, zapewnienie odpowiednich warunków technicznych. Przestronne pomieszczenia zapewniające dobre oświetlenie i klimatyzację wpłyną pozytywnie na przebieg konferencji i samopoczucie uczestników. Ponad to – odpowiednie nagłośnienie, szybki internet czy dostępność ekranu i flipchartu to obowiązkowe wyposażenie miejsca konferencyjnego.
3. Przygotuj odpowiedni program
Program naszej konferencji firmowej powinien uwzględniać cele, jakie chcemy osiągnąć oraz zainteresowania uczestników. Warto zaprosić do udziału ekspertów z branży, którzy poprowadzą prelekcje, warsztaty lub panele dyskusyjne. Ważne jest, aby program konferencji był interesujący i atrakcyjny dla uczestników oraz pozwalał na interakcję między nimi.
4. Zadbaj o komfort uczestników oraz catering
Catering to jedno z najważniejszych elementów konferencji firmowej. Jest to nie tylko sposób na zadbanie o jedzenie i napoje dla uczestników, ale również na zaoferowanie im wygodnego i przyjemnego sposobu spędzenia czasu w przerwach między sesjami.
Dobre jedzenie i napoje to kluczowe czynniki wpływające na energię i wydajność uczestników konferencji. W trakcie długiego dnia pełnego prezentacji, dyskusji i warsztatów, uczestnicy potrzebują odpowiedniej ilości energii, aby móc skoncentrować się na tematach poruszanych podczas konferencji. Dlatego ważne jest, aby catering był zróżnicowany, zdrowy i dostarczał odpowiedniej ilości składników odżywczych.
Jesteś zainteresowany organizacją konferencji firmowej w Gdańsku lub okolicach? Sprawdź ofertę Złotego Stawu, kliknij tutaj.
